Googleカレンダーでは、自分だけの予定を登録するだけでなく、一つの予定へ友達、家族、学校や仕事の関係者などを招待できます。
たとえば、班活動の話し合い、家族での外出、部活動の集まりなど、複数人が参加する予定に便利です。
招待された人は、自分のGoogleカレンダーやGmailで予定の日時や場所を確認し、「参加する」「参加しない」「未定」などの回答ができます。
この記事では、予定へゲストを追加する方法、招待メールの送り方、参加者の回答、ゲストに与える権限などを説明します。
この記事でわかること
- 予定への招待とは何か
- 予定への招待とカレンダー共有の違い
- 予定にゲストを追加する方法
- 招待メールを送る方法
- 招待後にゲストを追加・削除する方法
- 招待された予定へ回答する方法
- 「参加」「不参加」「未定」の違い
- ゲストに予定の編集を許可する方法
- 招待内容を変更するときの注意点
- 間違った相手を招待しないための確認事項
まずは、「予定への招待」がどのような機能なのかを確認しましょう。
予定への招待とは
予定への招待とは、自分が作った一つの予定に、ほかの人を参加者として追加する機能です。
招待した相手は、その予定の名前、日時、場所、説明などを自分のGoogleカレンダーで確認できるようになります。
たとえば、「班活動の打ち合わせ」という予定へ班のメンバーを招待すると、全員が同じ予定情報を確認できます。
予定の日時や集合場所が変更された場合も、予定を作成した人が内容を編集することで、参加者へ新しい情報を伝えられます。
予定への招待とカレンダー共有の違い
予定への招待と、カレンダー全体の共有は別の機能です。
予定への招待
一つの予定だけを相手と共有します。
たとえば、土曜日の「班活動の打ち合わせ」だけに友達を招待します。
カレンダーの共有
「家族」「部活動」など、一つのカレンダーに登録された複数の予定を相手と共有します。
一回だけ行われる集まりなら、予定への招待が向いています。
家族や部活動で、これからも多くの予定を一緒に確認する場合は、カレンダー全体の共有が向いています。
カレンダー共有については、次の記事で詳しく説明します。
招待する前に予定の内容を整える
相手を招待する前に、予定の内容をできるだけ詳しく入力しましょう。
少なくとも、次の情報を確認します。
- 予定名
- 開催日
- 開始時刻
- 終了時刻
- 開催場所
- 何をする予定なのか
- 集合時刻
- 持ち物
- オンライン開催かどうか
予定名が「集まり」だけでは、何のために集まるのかわかりません。
「歴史発表の班打ち合わせ」「家族旅行の相談」のように、目的が伝わる名前を付けましょう。
新しい予定にゲストを追加する
まず、通常の予定と同じように、予定を作りたい日時を選びます。
予定の作成画面が開いたら、予定名、日時、場所、説明などを入力します。
そのあと、「ゲストを追加」という入力欄へ、招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
同じ名前の人が複数表示されることもあるため、メールアドレスを確認してから選びましょう。
メールアドレスを正確に確認する
招待先を間違えると、予定と関係のない人へ日時や場所などの情報が送られる可能性があります。
特に、似た名前の人や、似たメールアドレスがある場合は注意が必要です。
たとえば、次の点を確認します。
- 名前は正しいか
- メールアドレスは正しいか
- 学校用と個人用のアドレスを間違えていないか
- 同じ名字の別人ではないか
- 招待する必要のない人が含まれていないか
保存する前に、ゲストの一覧を一度見直しましょう。
学校や会社のメールアドレスも指定できる
招待する相手は、必ずしも「@gmail.com」のメールアドレスを使っている人だけとは限りません。
学校や会社でGoogle Workspaceを利用している場合は、その組織で使われているメールアドレスを招待先として指定できることがあります。
ただし、学校や会社の設定によっては、組織の外にいる人を招待できない場合があります。
招待できないときは、入力間違いだけでなく、組織の利用制限も考えられます。
保存すると招待メールの確認が表示される
ゲストを追加した予定を保存すると、招待メールを送るかどうかを確認する画面が表示されることがあります。
招待を相手へ知らせたい場合は、「送信」を選びます。
招待メールには、予定の日時、場所、説明などが表示されます。相手はメールから予定の内容を確認し、参加するかどうかを回答できます。
まだ予定の内容を直したい場合は、すぐに送信せず、編集画面へ戻って内容を整えましょう。
「送信しない」を使う場合
招待メールを送る必要がない場合は、「送信しない」を選べることがあります。
ただし、招待メールを送らなければ、相手が予定の追加に気付かない可能性があります。
相手と相談しながら同じ画面を操作している場合や、別の方法ですでに連絡している場合を除き、基本的には招待メールを送ったほうがわかりやすいでしょう。
招待された相手には何が届くのか
招待メールを送ると、相手のGmailなどに予定の案内が届きます。
メールには、予定の内容に応じて次のような情報が表示されます。
- 予定名
- 開催日時
- 開催場所
- 予定の説明
- 招待した人
- 参加者
- Google Meetの参加情報
- 参加するかどうかの回答欄
招待された人は、メールから予定へ回答できます。
Googleカレンダーにも予定が表示される
招待を受けた人のGoogleカレンダーにも、その予定が表示される場合があります。
まだ回答していない予定と、参加すると回答した予定では、表示のされ方が異なることがあります。
画面や設定によって見え方は変わりますが、予定を開けば現在の回答を確認できます。
招待された予定に回答する
招待された予定をクリックすると、予定の詳細と回答欄が表示されます。
回答には、主に次の選択肢があります。
- はい
- いいえ
- 未定
画面によっては、「参加する」「参加しない」「未定」のように表示される場合もあります。
予定を確認したら、招待した人が参加人数を把握できるように回答しましょう。
「はい」または「参加する」
予定に参加できる場合は、「はい」または「参加する」を選びます。
回答すると、自分が参加する予定としてカレンダーに表示されます。
招待した人も、ゲスト一覧から参加する予定であることを確認できます。
参加すると回答したあとに都合が悪くなった場合は、回答を変更できます。
「いいえ」または「参加しない」
予定に参加できない場合は、「いいえ」または「参加しない」を選びます。
不参加と回答した予定は、カレンダーに残る場合があります。
不参加と回答することと、予定を自分のカレンダーから削除することは別の操作です。
「未定」を選ぶ
参加できるかまだ決められない場合は、「未定」を選びます。
たとえば、次のような場合です。
- 別の予定が決まっていない
- 家族の許可を確認する必要がある
- 体調や天候によって変わる
- 学校の予定がまだ発表されていない
- 移動時間を確認している
参加できるか決まったら、できるだけ早めに回答を変更しましょう。
招待した人は回答を確認できる
予定を作成した人は、ゲスト一覧から参加状況を確認できます。
相手が回答すると、予定を作成した人へ通知が届く場合があります。
参加人数を確認したい予定では、ゲストの回答状況を見ておくと便利です。
作成済みの予定へゲストを追加する
予定を保存したあとでも、新しいゲストを追加できます。
作成済みの予定をクリックし、編集ボタンを選びます。
「ゲストを追加」の欄へ、新しく招待したい人の名前やメールアドレスを入力して保存します。
保存時に招待メールを送るか確認されたら、追加した人へ予定を知らせるために送信します。
招待したゲストを取り消す
間違った人を招待した場合や、参加する必要がなくなった場合は、ゲスト一覧からその人を削除できます。
予定の編集画面を開き、削除したいゲストの横にある「×」などのボタンを選びます。
保存すると、招待を解除した相手へ通知を送るか確認される場合があります。
相手がすでに予定を確認している場合は、必要に応じて直接説明するとよいでしょう。
予定を変更したときは通知する
招待後に、日時、場所、説明などを変更することがあります。
たとえば、集合時刻を午後2時から午後3時へ変更した場合です。
変更内容を保存すると、ゲストへ更新を知らせる通知を送信できることがあります。
時間や場所など、参加者に影響する変更では、通知を送るようにしましょう。
通知を送らなければ、参加者が古い情報のまま行動してしまう可能性があります。
変更内容を説明欄にも書く
重要な変更では、日時を修正するだけでなく、説明欄にも変更内容を書いておくと伝わりやすくなります。
たとえば、次のように書きます。
【変更】開始時刻が午後2時から午後3時になりました。
または、
【会場変更】学校図書室から市立図書館へ変更しました。
予定名に「時間変更」「会場変更」などを短く加える方法もあります。
ただし、古い情報を残したままにすると混乱するため、変更後は内容を整理しておきましょう。
ゲストに予定の変更を許可できる
通常、予定の詳しい内容を管理するのは、予定を作成した人です。
しかし、必要に応じてゲストにも予定の編集を許可できます。
複数人で共同して日程を調整する予定では便利ですが、予定を見るだけの人にまで編集権限を与える必要はありません。
編集権限は必要な人だけに与える
予定を変更できる権限を与えると、ゲストが日時や場所などを変更できる可能性があります。
編集権限を与えてもよい例
- 共同で予定を管理する人
- 班の代表者
- 家族の予定を管理する人
- 会議を一緒に準備する担当者
編集権限を与えないほうがよい例
- 参加するだけの人
- 大人数のイベント参加者
- よく知らない相手
- 内容を変更する必要がない人
予定を見ることと、予定を変更できることは別です。
必要な権限だけを与えましょう。
Google Meetを追加した予定へ招待する
オンラインで集まる場合は、予定にGoogle Meetを追加できます。
予定の日時、説明、ゲストを設定し、Google Meetのビデオ会議を追加します。
招待された人は、予定または招待メールからオンライン会議の参加情報を確認できます。
予定名にも「オンライン」「Google Meet」などと入れておくと、対面の予定と区別しやすくなります。
繰り返し予定へゲストを招待する場合
毎週の話し合いや定例会議など、繰り返し予定にもゲストを追加できます。
基本的に、同じ参加者、場所、時刻で行う予定に向いています。
ただし、毎回参加者が変わる場合は注意が必要です。
繰り返し予定の一回分だけゲストを変更するのか、これ以降すべてを変更するのかを間違えると、ほかの予定にも影響します。
参加者が毎回大きく変わる場合は、一回ずつ予定を作るか、元の予定を複製する方法も考えましょう。
学校や会社のアカウントでは制限がある場合もある
学校や会社から渡されたGoogleアカウントは、組織の管理者によって利用できる機能が決められています。
そのため、次のような制限がある場合があります。
- 組織外の人を招待できない
- 招待メールを外部へ送れない
- Google Meetを利用できない
- ゲストに編集権限を与えられない
- 外部の予定を自動表示できない
操作できないときは、学校の先生や組織の管理担当者へ確認しましょう。
複数のGoogleアカウントを使っている場合
学校用、個人用、仕事用など、複数のGoogleアカウントを使っている場合は、どのアカウントで予定を作成しているか確認しましょう。
学校の班活動を個人用アカウントで作ってしまうと、学校の連絡先が表示されなかったり、参加者が予定を確認しにくかったりすることがあります。
反対に、学校用アカウントで家族の予定を作ると、学校の管理方針の影響を受ける可能性があります。
予定を作成する前に、画面右上のGoogleアカウントを確認してください。
招待予定へ個人情報を書きすぎない
招待した予定の情報は、複数の参加者が見ることになります。
説明欄や場所欄へ、必要のない個人情報を書かないようにしましょう。
- パスワード
- ログイン情報
- 電話番号
- 個人の詳しい住所
- 学校内だけで扱う情報
- 参加者以外の個人情報
- 金融情報
自宅を集合場所にする場合も、誰が予定を見るのかを確認してから住所を登録しましょう。
招待する人数が多い場合
大人数を一つの予定へ招待する場合は、全員のメールアドレスが正しいかを確認する必要があります。
また、設定によっては、参加者同士にゲストの名前やメールアドレスが表示される場合があります。
学校行事や一般向けの催しなど、大人数を招待する場合は、組織のルールや個人情報の扱いを確認しましょう。
家族や数人の班活動と、大規模なイベントでは、適切な共有方法が異なります。
予定への招待が向いている場面
学校
- 班活動の打ち合わせ
- 文化祭の準備
- 委員会
- 発表の練習
- オンライン学習会
家庭
- 家族旅行の相談
- 親戚との食事
- 病院への付き添い
- 家族での買い物
- 記念日の予定
部活動・習い事
- 練習試合
- 発表会
- 合宿の説明会
- 部員同士の打ち合わせ
- オンラインミーティング
一回の予定を複数人で確認したい場合に使いましょう。
招待する練習
操作を覚えるため、家族や協力してくれる人と次のような予定を作ってみましょう。
予定名
家族旅行の打ち合わせ
日時
土曜日 午後7時から午後7時30分
場所
自宅
説明
旅行の日程、移動方法、宿泊先について相談する。候補の資料を事前に確認しておく。
ゲスト
家族のGoogleアカウント
予定を保存して招待メールを送り、招待された人が「参加する」と回答できるかを確認します。
練習後に予定が不要であれば、削除して構いません。
招待前の確認項目
ゲストへ招待を送る前に、次の点を確認しましょう。
- 予定名はわかりやすいか
- 日付は正しいか
- 開始・終了時刻は正しいか
- 集合場所は具体的か
- 対面かオンラインかがわかるか
- 必要な説明が入力されているか
- 招待する相手は正しいか
- 不要な人が含まれていないか
- 個人情報を書きすぎていないか
- 編集権限を与える必要があるか
- 招待メールを送る必要があるか
特に、送信先と日時は必ず見直しましょう。
招待を受けたときの確認項目
予定へ招待された場合は、回答する前に次の内容を確認します。
- 予定を作成した人を知っているか
- 予定の目的が書かれているか
- 日時に参加できるか
- 場所へ移動できるか
- 持ち物や準備が必要か
- Google Meetの予定か
- 不審なリンクが含まれていないか
- いつまでに回答する必要があるか
知らない人から突然届いた招待や、不審なリンクが含まれる予定には注意してください。
まとめ
Googleカレンダーでは、一つの予定に友達、家族、学校や仕事の関係者などをゲストとして招待できます。
予定の作成・編集画面にある「ゲストを追加」へ、相手の名前やメールアドレスを入力し、保存時に招待メールを送ります。
招待された人は、GoogleカレンダーやGmailから、「参加する」「参加しない」「未定」などの回答ができます。
予定を作成した人は、ゲストの回答状況を確認できます。また、必要に応じてゲストを追加・削除したり、共同で管理する人へ予定の編集権限を与えたりできます。
ただし、編集権限や個人情報の扱いには注意が必要です。
相手を招待する前に、予定の日時、場所、説明、送信先を確認し、参加者が迷わない情報を入力しましょう。
次の記事では、一つの予定だけでなく、「家族」「部活動」などのカレンダー全体をほかの人と共有する方法と、共有権限の違いを説明します。
