Googleカレンダーでは、予定の名前と日時だけでも予定を作成できます。

しかし、集合場所、持ち物、関連する資料なども一緒に登録しておくと、予定の直前になってから情報を探す手間を減らせます。

たとえば「発表会」という予定だけでは、どこで行われるのか、何を持っていけばよいのかがわかりません。

そこで、予定に場所、説明、資料などの詳しい情報を追加します。

この記事では、Googleカレンダーの予定を、あとから見ても内容がわかる予定へ整える方法を説明します。

この記事でわかること

この記事では、次の内容を説明します。

  • 予定の詳しい編集画面を開く方法
  • 予定の場所を登録する方法
  • Googleマップで場所を確認する方法
  • 予定に説明文を追加する方法
  • インターネット上のページを案内する方法
  • Googleドライブの資料を追加する方法
  • Google Meetのビデオ会議を追加する方法
  • 予定ごとに色を変更する方法
  • 予定を登録するカレンダーを選ぶ方法
  • 詳しい情報を入力するときの注意点

すべての予定に細かな情報を入れる必要はありません。

必要な情報だけを選んで登録することが大切です。

予定に詳しい情報を入れる理由

予定の名前と日時だけでは、あとから見たときに詳しい内容を思い出せないことがあります。

 

 

たとえば「打ち合わせ」という予定を作った場合、次のような疑問が残ります。

  • どこで行うのか
  • 誰と話し合うのか
  • 何について話すのか
  • 何を準備するのか
  • 使う資料はどこにあるのか
  • 対面なのかオンラインなのか

予定に必要な情報をまとめておけば、別のメモやメールを探さなくても、Googleカレンダーから確認できます。

特に、ほかの人を招待する予定では、参加者が迷わないように詳しい情報を入れておくとよいでしょう。

詳しい編集画面を開く

場所や説明などを設定するには、予定の詳しい編集画面を開きます。

新しい予定を作る場合は、カレンダーの時間枠をクリックして予定名を入力し、「その他のオプション」を選びます。

すでに作成した予定の場合は、その予定をクリックし、編集ボタンを選びます。

詳しい編集画面では、予定名や日時のほかに、次のような情報を設定できます。

  • 場所
  • Google Meet
  • ゲスト
  • 説明
  • 資料
  • 通知
  • 予定の色
  • 登録先のカレンダー

入力が終わったら「保存」を選びます。

予定を作るのをやめたい場合は、閉じるボタンなどを使って編集画面を終了します。

予定の場所を追加する

学校、施設、店、待ち合わせ場所などへ移動する予定には、場所を登録できます。

予定の編集画面にある「場所」の入力欄へ、次のような情報を入力します。

  • 学校名
  • 教室名
  • 体育館
  • 図書館
  • 店の名前
  • 駅名
  • 施設名
  • 住所

たとえば、次のように登録できます。

  • 市立図書館
  • 学校の第二体育館
  • ○○駅東口
  • 市民文化ホール
  • ○○中学校3年2組教室

参加する人が場所を間違えないように、できるだけ具体的に入力しましょう。

 

「学校」「駅」だけでは、どの学校やどの出口なのかわからない場合があります。

Googleマップで場所を確認する

場所の欄へ施設名や住所を入力すると、予定からGoogleマップで場所を確認できる場合があります。

登録した予定を開き、場所を選ぶと、地図や場所の情報を表示できます。

スマートフォンでは、Googleマップと組み合わせて、現在地から目的地までの道順を確認する使い方もできます。

初めて行く試合会場や発表会の会場などを登録しておけば、予定と行き方をまとめて確認できます。

ただし、自宅や友達の家など、個人の住所を入力する場合は注意が必要です。

ほかの人と共有する予定には、必要以上に詳しい住所を入力しないようにしましょう。

集合場所はわかりやすく書く

場所の欄へ施設名を入れるだけでは、実際の集合場所がわかりにくいことがあります。

たとえば、広い駅や学校では、入口がいくつもあります。

そのような場合は、場所の欄と説明欄を組み合わせて使います。

場所

○○駅

説明

東口の時計台前に午後1時50分集合

このように書けば、地図で駅の位置を確認しながら、詳しい集合場所も確認できます。

予定に説明文を追加する

予定の「説明」には、その予定について覚えておきたい情報を書けます。

たとえば、次のような内容です。

  • 予定の目的
  • 集合時刻
  • 持ち物
  • 服装
  • 話し合う内容
  • 準備すること
  • 連絡事項
  • 注意点

予定名を短くして、詳しい情報を説明欄へまとめると、カレンダーが見やすくなります。

予定名

部活動の練習試合

説明

午前8時30分に学校の正門前へ集合。ユニフォーム、飲み物、昼食、タオルを持参する。雨天の場合は午前7時までに連絡を確認する。

予定名だけではわからない情報を、説明欄で補う使い方です。

説明文は読みやすくまとめる

説明が長くなる場合は、文章を続けて書くよりも、項目ごとに分けたほうが読みやすくなります。

たとえば、次のようにまとめます。

  • 集合：午前8時30分
  • 場所：学校の正門前
  • 持ち物：ユニフォーム、飲み物、昼食
  • 注意：雨天の場合は連絡を確認

説明欄では、太字や箇条書きなどを使って内容を見やすくできる場合があります。

ただし、装飾を増やしすぎると、かえって読みにくくなります。大切な部分だけを目立たせましょう。

インターネット上のページを案内する

予定に関係するウェブページがある場合は、そのページのURLを説明欄へ入れられます。

たとえば、次のようなページです。

  • イベントの案内ページ
  • 試合会場の公式ページ
  • 学校から案内されたページ
  • オンライン教材
  • 申し込みページ
  • 交通機関の時刻表
  • 天気予報

「詳しくはこちら」だけではなく、何のページなのかわかる説明を付けると親切です。

たとえば、「会場の案内ページ」「持ち物一覧」など、リンクを開く前に内容がわかる名前にするとよいでしょう。

Googleドライブの資料を追加する

Googleカレンダーの予定には、Googleドライブに保存している資料へのリンクを追加できます。

たとえば、次のような資料です。

  • 発表用の台本
  • 会議の資料
  • 試合の予定表
  • 班活動のスライド
  • Googleドキュメント
  • Googleスプレッドシート
  • Googleスライド
  • PDFファイル
  • 画像

予定と資料を一緒にしておくと、当日になってから「資料をどこへ保存したかわからない」という問題を減らせます。

予定に資料を追加する例

班で発表を行う予定なら、次のように情報をまとめられます。

予定名

歴史の班発表

日時

10月15日 午前10時から

場所

3年2組教室

説明

発表順は2番目。開始10分前までに集合する。

資料

  • 発表用スライド
  • 読み上げ原稿
  • 調査結果の表

予定を開くだけで、日時、場所、注意点、資料をまとめて確認できます。

資料の共有設定も確認する

Googleドライブの資料を予定に追加しても、参加者がその資料を必ず開けるとは限りません。

資料を見るための権限が与えられていないと、リンクを選んでも内容を表示できないことがあります。

予定へ資料を追加するときは、次の点を確認しましょう。

  • 資料を共有する相手は正しいか
  • 参加者に閲覧権限があるか
  • 編集させる必要があるか
  • 関係のない人にも公開されていないか
  • 個人情報が含まれていないか

見るだけでよい資料に、必要のない編集権限を付けないようにしましょう。

Google Meetのビデオ会議を追加する

直接会わず、オンラインで話し合う予定にはGoogle Meetを追加できます。

予定の詳しい編集画面で「Google Meetのビデオ会議を追加」などの項目を選びます。

追加すると、オンライン会議へ参加するための情報が予定に表示されます。

参加者は予定を開き、「Google Meetに参加する」などのボタンからオンライン会議へ参加できます。

たとえば、次のような予定に使えます。

  • オンライン授業
  • 班活動の打ち合わせ
  • 遠くにいる人との会議
  • 自宅から参加する説明会
  • オンライン面談

オンライン会議の場合でも、開始時刻、話し合う内容、必要な資料などを説明欄へ入れておくとよいでしょう。

主催者の設定ができます。

対面とオンラインを間違えないようにする

同じ「打ち合わせ」という予定でも、対面で集まる場合とオンラインで行う場合があります。

予定を見た人が迷わないように、予定名や説明で区別しましょう。

対面の場合

班の打ち合わせ【図書室】

オンラインの場合

班の打ち合わせ【Google Meet】

予定名へ入れなくても、場所やGoogle Meetの情報が正しく設定されていれば確認できます。

ただし、ひと目で区別したい場合は、予定名にも短く書いておくとわかりやすくなります。

予定ごとに色を変更する

Googleカレンダーでは、カレンダー全体の色とは別に、予定一つひとつの色を変更できます。

たとえば、学校用カレンダーをすべて青にしていても、特に重要なテストの予定だけ別の色にできます。

色分けには、次のような使い方があります。

  • テストは赤
  • 提出日は黄色
  • 部活動は緑
  • 家族の予定は紫
  • 変更された予定は別の色

ただし、色の種類を増やしすぎると、それぞれの意味を覚えにくくなります。

三種類から五種類程度に絞り、自分なりの決まりを作るとよいでしょう。

カレンダーの色と予定の色の違い

カレンダーの色を変更すると、そのカレンダーに登録されている予定の基本色も変わります。

一方、予定ごとの色は、その予定だけに設定する色です。

たとえば、学校用カレンダーを青に設定すると、学校用の予定は基本的に青で表示されます。

その中の「期末テスト」だけを赤に変えた場合、期末テストは赤のまま表示されます。

つまり、次のように考えるとわかりやすくなります。

  • カレンダーの色：予定の種類を分ける色
  • 予定の色：その予定だけを目立たせる色

登録先のカレンダーを選ぶ

複数のカレンダーを使っている場合は、予定をどのカレンダーへ登録するかを選べます。

たとえば、次のように分けているとします。

  • 学校
  • 部活動
  • 家族
  • 習い事
  • 自分の予定

学校のテストは「学校」、練習試合は「部活動」、家族旅行は「家族」のカレンダーへ登録します。

登録先を間違えると、色分けや表示の切り替えがわかりにくくなります。

保存する前に、正しいカレンダーが選ばれているか確認しましょう。

ゲストを追加できる

予定には、自分以外の参加者をゲストとして追加できます。

予定の編集画面にある「ゲストを追加」へ、相手のGoogleアカウント名やメールアドレスを入力します。

追加された相手のGoogleカレンダーにも、その予定の名前や詳しい情報が表示される場合があります。

ゲストを追加したあとに削除すると、予定への招待を解除できます。また、設定によっては、ゲストに予定の変更を許可することもできます。

ゲストの招待や権限については、別の記事で詳しく説明します。

スマートフォンでも確認できる

パソコンで予定に入力した場所や説明などは、同じGoogleアカウントでログインしたスマートフォンのGoogleカレンダーアプリからも確認できます。

外出先で集合場所や持ち物を確認したり、Googleマップで道順を調べたりできます。

そのため、予定の説明には、外出先で本当に必要になる情報を入れておくと便利です。

ただし、文章が長すぎるとスマートフォンでは読みにくくなります。重要な情報を上に書き、内容を項目ごとに分けましょう。

すべての予定に詳しい情報は必要ない

予定に詳しい情報を追加できるからといって、すべての欄を埋める必要はありません。

たとえば、「午後7時からテレビを見る」という自分だけの予定なら、場所や資料は必要ないでしょう。

一方、複数人が参加する発表会や旅行では、場所、持ち物、資料などを詳しく入力したほうが便利です。

予定の内容に合わせて、必要な項目だけを使いましょう。

入力しすぎないほうがよい情報

予定にはさまざまな情報を入力できますが、何でも書いてよいわけではありません。

次のような情報は、安易に入力しないようにしましょう。

  • パスワード
  • サービスのログイン情報
  • 電話番号
  • 個人の詳しい住所
  • 公開してはいけない学校の情報
  • 他人の個人情報
  • クレジットカードや銀行口座の情報

予定は、自分が思っているより多くの人に共有される可能性があります。

特に、学校や会社から渡されたGoogleアカウントを使っている場合は、私生活の情報をむやみに登録しないほうが安全です。

保存する前の確認項目

詳しい情報を追加したら、「保存」を押す前に次の点を確認しましょう。

  • 予定名は内容がわかりやすいか
  • 日付と時刻は正しいか
  • 場所は具体的に書かれているか
  • 説明に必要な情報が入っているか
  • 不要な個人情報を書いていないか
  • 資料へのリンクは正しいか
  • 参加者が資料を開けるか
  • 対面かオンラインかがわかるか
  • 正しいカレンダーを選んでいるか
  • 間違った相手を招待していないか

少し確認するだけで、予定の間違いや情報の伝え忘れを減らせます。

詳しい予定を作る練習

操作に慣れるため、次のような予定を作ってみましょう。

予定名

図書館で班の発表準備

日時

土曜日 午後2時から午後4時

場所

市立図書館 学習室

説明

午後1時50分に入口前へ集合。発表内容を確認し、スライドを完成させる。筆記用具と教科書を持参する。

資料

班で作成しているGoogleスライド

色

学校や勉強を表す色

作成したあと、場所、説明、色を変更する操作も試してみましょう。

まとめ

Googleカレンダーの予定には、場所、説明、資料、色、Google Meetなどの詳しい情報を追加できます。

場所を登録すればGoogleマップで確認でき、説明欄には集合時刻、持ち物、注意点などをまとめられます。

Googleドライブの資料を予定へ追加すると、日時や場所と一緒に必要なファイルも確認できます。ただし、参加者が資料を開けるように、Googleドライブ側の共有設定も確認する必要があります。

すべての予定に詳しい情報を入れる必要はありません。

複数人が参加する予定や、準備するものが多い予定を中心に、必要な情報を追加しましょう。

次の記事では、毎日、毎週、毎月など、同じ予定をまとめて登録できる「繰り返し予定」の設定方法を説明します。